Tanto si estás empezando tu negocio como si necesitas evaluar tu estructura financiera, separar tus finanzas de las de tu negocio es imprescindible.
Tener tus finanzas mezcladas con las de tu negocio solo sirve para confundirte: te costará distinguirlas hasta tal punto que no sabrás si tu negocio es rentable y si tu nivel de vida es el adecuado. Además, perderás la perspectiva de la realidad: si te acostumbras a cubrir los costos de tu proyecto con dinero personal nunca sabrás su verdadera rentabilidad y si, por el contrario, despilfarras los ingresos en tu vida personal puedes terminar en bancarrota. Sin unos números claros de tu empresa la gestión óptima es una quimera: imposible planificar el crecimiento.
Si ya es lo suficientemente complicado administrar la economía personal de manera organizada y sistemática, imagínate si la mezclamos con los gastos del negocio propio. En economía solo una máxima es ineludible: el orden.
Si la organización es fundamental, también debemos tener en cuenta los problemas tributarios que nos puede suponer el descontrol de las finanzas. Los ingresos de distintas fuentes tienen distintas condiciones tributarias, además de las posibles exenciones y ayudas empresariales de las que podemos disfrutar como empresario. Todo esto sin tener en cuenta las posibles multas que puede suponer.
Claves paso a paso para organizar tus finanzas
- Anota todos tus gastos y sepáralos. Anota en una hoja todos tus gastos y distribúyelos uno por uno entre gastos personales y de tu negocio. Haz dos hojas, una para cada cosa. Sé exhaustivo: indica la cantidad y la periodicidad. Para no llevarte sorpresas, calcula el total anual y mensual de cada gasto. Por poner un ejemplo, si de alquiler del local pagas 1000 euros al mes, el total anual será de 12000 euros y el mensual de 1000 euros. En cambio, si de seguro del local pagas 300 euros trimestrales, el gasto anual será de 1200 euros y el mensual de 100 euros. Así será difícil que quedes descubierto.
- Sé sistemático. Registra y controla todos tus gastos. A pesar de la previsión inicial de las hojas anteriores, debes seguir registrando tus gastos e ingresos diarios. Es recomendable hacer dos hojas más, una para las finanzas personales y otra para las del negocio. Aunque las hojas de cálculo son muy útiles, puedes usar una de las múltiples aplicaciones disponibles. Una vez conozcas al detalle tus gastos establece un sistema. Una tarjeta bancaria para cada cosa. Haz tu negocio sustentable lo antes posible.
- Asígnate un sueldo. Una vez conozcas al detalle las finanzas de tu negocio, asígnate un sueldo e inclúyelo dentro de la estructura de costos. La cantidad de tu sueldo debe ser acorde con los beneficios.
- Controla los números. Una vez al mes es recomendable hacer una inspección general a los números para evitar imprevistos y llevar un control exhaustivo.
Beneficios de llevar un control sistemático de tu negocio
Te será fácil determinar el nivel mínimo de ingresos para sostener tu negocio y cubrir los costos (tu sueldo incluido). A partir de ahí, te será más fácil ahorrar (tener un colchón de emergencia es imprescindible) y conocerás los beneficios: podrás planificar mejor el futuro (próximas campañas, inversiones, etc.).
- Podrás determinar con facilidad el nivel mínimo de ingresos para sostener tu negocio y cubrir tus gastos (tu sueldo incluido).
- Mejor organización financiera.
- Optimizarás tu tiempo.
- Podrás ver si tu empresa crece.
- Facilita la contabilidad.
- Ahorrarás con mayor facilidad.
- Podrás planificar mejor el futuro (campañas, inversiones, etc.).
- Tendrás una visión mucho más clara de tu negocio. Te será más fácil analizar tus gastos (y mirar si puedes recortarlos) e ingresos. De esta manera podrás detectar los problemas y puntos fuertes de tu negocio.
- Evitarás multas.
- Protegerás tus finanzas personales.
En definitiva, controlar de manera sistemática las finanzas de tu negocio y separarlas de las personales solo te traerá beneficios. Una buena organización te permitirá sacar el máximo provecho de tu tiempo e invertirlo en lo que de verdad importa: hacer crecer tu negocio.
